4 redenen om niet meer te vergaderen

De muziekcollega die alle leerlingen 1 uur in de week heeft en daardoor niet weet over welke leerling het gaat. De LO docent die soms bewust, soms onbewust wordt overgeslagen. De collega die elke vergadering aangrijpt om het schoolbeleid te veranderen. Of zelfs het hele onderwijs. De collega waarvan je ziet dat hij al bedenkt wat hij/zij vanavond gaat eten. Waarom vergaderen we in het onderwijs? Omdat het hoort? Omdat het goed is? Omdat het iets oplevert?


Ergernis over vergaderingen is niet tot het onderwijs beperkt. Japke d. Bouma vraagt zich in haar wekelijkse column af waarom we niet in opstand komen tegen vergaderen. Een van haar lezers omschreef het als “Een groepje pastelkleurige overhemden dat elkaar van het werk staat te houden”. In het onderwijs kunnen we er ook wat van. Omdat ik deze week drie slechte vergaderervaringen had besloot ik de onderwijs vergadering eens te analyseren. En dat viel niet mee.


1. Docenten vinden het niet belangrijk.

Herken je dit? Collega’s komen net op tijd, of net te laat binnen. Met een kopje koffie of thee in de hand gezellig keuvelend met elkaar. De agenda (als die er is) is niet zelf meegenomen. Mensen hebben de stukken niet gelezen. Tijdens de vergadering gaan mensen verhuld andere dingen doen. Of nog erger, onverhuld. Nakijken, kletsen met de buren, E-mail checken.


Het kon me niet duidelijker worden hoe men over de vergadering dacht.

Ik had van de week een overleg van 50 minuten belegd over een belangrijke ICT toepassing. Van de 5 genodigden lieten 2 mensen tijdig weten aanwezig te zijn, 1 was verhinderd. Van de andere twee was tot het moment van de vergadering niet bekend of ze zouden komen. Van de drie die wel kwamen waren er drie 10 minuten te laat. Een deelnemer ging een kwartier eerder weg. Het kon me niet duidelijker worden hoe men over het belang van de vergadering dacht.


www.leerlingbespreking.nl
2. Vergaderingen worden niet goed geleid.

In een eerder artikel hebben we tijd met geld vergeleken. Als je dit doortrekt naar vergaderen dan bepaalt een ander over jouw geld (tijd). En aangezien tijd een steeds kostbaarder goed is wil je dus dat men zorgvuldig met dat van jou omgaat. En daar gaat het mis. Denk aan de vergadering die later start “omdat we nog even wachten op de rest (zie punt 1).” Nog erger: “zullen we ze even halen?”

Als iemand jouw werktijd wil gebruiken is het fijn om te weten wat de doelen zijn en waarom jij daar aan kan bijdragen. Een agenda is hier een uitstekend middel voor. Maar wat als die agenda er niet is? Dat voelt denk ik hetzelfde als voor een leerling een les zonder lesplan. Je bent voor onbepaalde tijd overgeleverd aan de voorzienigheid van de vergaderleider èn de andere deelnemers. Een vergadering kan dan ontaarden is een wedstrijd ‘wie heeft het langste’ (gesprekstof) . Dit leidt tot discussies zonder einde omdat iedereen ‘zijn plasje’ er over wil doen.



"we dronken een glas..."

3. Een vergadering levert (bijna) niets op.

Het belangrijkste doel van een vergadering is met elkaar iets oplossen wat alleen niet lukt. Het is dan ook van belang dat iedereen in de vergadering (waarom schuif je anders aan) een bijdrage wil leveren aan de oplossing. Wanneer een vergadering alleen een grote brainstormsessie is dreigt een bekend gezegde: "we dronken een glas, we deden een plas en alles bleef zoals het was."

In een teamvergadering afgelopen week was bovenstaande overduidelijk aan de orde. Slechts de helft was aanwezig. De opdracht of doelstelling van de bijeenkomst was niet duidelijk. Ter plekke bedachten we alternatieve activiteiten. De tijd kabelde voorbij totdat het 17.00 uur was. Einde vergadering.   


4. Niemand voelt zich verantwoordelijk

Het grootste probleem met vergaderingen is verantwoordelijkheid. Verantwoordelijkheid voelen en verantwoordelijkheid nemen. Veel leerkrachten en docenten hebben hun lessen prima voor elkaar. Zij voelen zich verantwoordelijk voor de les, de klas en het lokaal. Als het niet op orde is ervaren zij direct de gevolgen. Het gaat over hun terrein.

Vergaderingen gaan echter over onbekend terrein. Een klassenlaag, een commissie, een werkgroep, een visie (..). Misschien interessant, misschien niet. Het heeft geen directe invloed op jouw dagelijkse werkpraktijk. Je hoeft dus niet al je aandacht, creativiteit en inzet te geven. Onderwijsmensen maken keuzes en dus kiezen ze.


Vergaderingen gaan over onbekend terrein.


Wat werkt dan wel? Ik lees graag jouw tips en adviezen in een reactie hieronder. Dit onderwerp vraagt natuurlijk om een vervolg artikel.

1 comments On 4 redenen om niet meer te vergaderen

  • Staand vergaderen of wandel een rondje rond de school, is nog gezond ook. Staand vergaderen zorgt voor doelmatig vergaderen, rondlopen voorkomt e-mailen, ‘rondjes maken’ en als het bloed stroomt stromen ook de ideeën!. Vraag ook gewoon even aan twee mensen aan het einde van de vergadering wat ze ervan vonden.

Geef een reactie

Site Footer