Week 5: Wees minder productief!


Waarschuwing: in de volgende blog ga ik al mijn vorige tips, rustpunten en inzichten ontkrachten. Wanneer je op zoek bent naar advies om je werk efficiënter te doen is dit het moment om af te haken. Ook iedereen die op zoek is naar ICT hulpmiddelen: lees niet verder!
Je bent er nog steeds? Oké je was gewaarschuwd...


Sinds de start van werkrust heb ik meer dan 50 artikelen geschreven. Centraal thema is de onderwijsbaan eenvoudiger, makkelijker en effectiever doen. Sommige blogs gaan over het creëren van overzicht, sommige over het maken van keuzes en andere over de uitvoer van je keuzes. Meerdere  keren geef ik voorbeelden van ICT als  hulpmiddel om de werkrust te vergroten. En daar lijkt juist het probleem te zitten.

In de ICT als hulpmiddel lijkt juist het probleem te zitten.

Als we de onderwijsbaan nu vergelijken met die van 30 jaar geleden zijn een aantal dingen gelijk. We geven les aan klassen van gemiddeld 25 leerlingen. De lessen worden gegeven in lokalen van 60m2. Verder zijn er nog steeds toetsen, vergaderingen, pauzes en studiedagen. Veruit het grootste verschil met 1988 is de komst van mail.


Het leeg krijgen van de mailbox lijkt een doel op zich geworden.

Mijn stageschool had 14 jaar geleden één mailadres (info@school.nl) voor correspondentie met andere organisaties. Communicatie verliep mondeling of via de postvakken. Wanneer je een collega per se op de hoogte wilde stellen schreef je een notitie en deed dit in zijn/haar postvakje.

Dit zorgde voor een zorgvuldige selectie van het aantal berichten immers: een bulkbericht zou uren duren. Agenda's voor vergaderingen waren uitgebreid voorbereid en geprint. De overige informatie was per week op één hand te tellen en werd daardoor ook 100% gelezen.


Tegenwoordig ontvang ik per mail een veelvoud aan berichten. Het schooljaar startte rustig maar inmiddels zijn uitschieters van 30 mails per dag geen uitzondering. Vragen/informatie van collega's, leerlingen, ouders, directie, organisatie, commerciële bedrijven, etc...

Met enige zelfverzekerdheid kan ik zeggen dat ik effectief, efficient en handig ben in het verwerken van die grote stroom berichten. David Allen leerde mij via zijn beroemde boek 'Getting things done' een handig systeem om mail om te zetten naar taken. Dit systeem biedt mij rust en overzicht in mijn tijdmanagement. Echter bij het lezen van een nieuw boek vorige week kwam ik tot een interessant inzicht dat dit in een heel ander daglicht zet.

Ben je ooit het onderwijs in gegaan om hele middagen achter de computer te werken?

Sinds de jaren negentig  is door de uitvinding van de computer, mobiele telefoon, internet, smartphone en de cloud de productie van informatie enorm toegenomen. Door die toename van informatie is ons werk ook (flink) gegroeid. Tony Crabbe beschrijft in zijn fascinerende boek 'Nooit meer te druk' hoe we een vicieuze cirkel zijn beland.

Velen zien het leeg krijgen van de mailbox als maatstaf voor een geslaagde werkdag. Met die blik zou ik mijn stagedag rond de koffiepauze al een succes kunnen noemen met die paar gelezen notities!

Het gevaar bestaat dat we steeds meer informatie steeds oppervlakkiger gaan verwerken. Dat informatie alleen nog wordt gescand in plaats van gelezen. Omdat het produceren van informatie alleen maar makkelijker wordt zal het ook steeds lastiger worden om de mailbox leeg te krijgen en kan een gevoel van geleefd worden en zelfs machteloosheid ontstaan. Een tweede belangrijke vraag is of je ooit het onderwijs in bent gegaan om hele middagen achter de computer mails te verwerken.


Is er een (liefst eenvoudige) oplossing om je productiviteit en daardoor je werkdruk te verlagen? Het antwoord daarop is helaas nee. Zoals de ICT geleidelijk maar gestaag een plek heeft verworven in onze maatschappij, zo bewust en vastbesloten zul je moeten zijn om hier tegenwicht aan te bieden. Dè oplossing is er niet maar we kunnen je wel een aantal overwegingen meegeven waarmee je wellicht wat keuzes anders kunt maken.

  • Accepteer dat je niet alles direct kunt en moet regelen. Totdat je een secretaresse hebt is een antwoordtermijn van 3 werkdagen zeker geen onredelijke in het onderwijs.
  • Verwerk je mail 2 maal per dag op vaste momenten. Let op: verwerken is niet dat je alles direct beantwoordt of uitvoert. Met verwerken bedoelen we dat je ze omzet in taken en verwijdert.
  • Meld je af voor alle nieuwsbrieven waar je geen werkrust uit haalt.
  • Maak afspraken binnen je schoolorganisatie om het aantal CC's en bulkmails te beperken.
  • Focus je op belangrijke taken op een dag (bijvoorbeeld les voorbereiden, toets maken, oudergesprek) en laat dit altijd prevaleren boven mailverwerking.
  • Voor de durfals: experimenteer met een mailloze dag of zelfs week. Geeft het je de rust die je zoekt en blijft de logistieke chaos uit?