Welkom!

Wat goed dat je klaar bent voor meer Werkrust. Je gaat er geen spijt van krijgen. In deze workshop leer je hoe je met behulp van Microsoft Outlook grip krijgt op je mailbox. Hoe je het kaf van het koren scheidt. Hoe je effectiever kunt werken. Je krijgt meer af in minder tijd en je hebt altijd je zaakjes op orde. Klinkt dat goed? Dan gaan we beginnen.


Wat heb je nodig? Een computer met je logingegevens voor Outlook. Daarnaast een pen en papier. En een lekkere kop thee of koffie.

Takenlijsten weergeven

Voor we mails kunnen omzetten naar taken is het nodig om de takenlijst (‘To-do-list’) klaar te maken. We gebruiken 2 soorten takenlijsten: de takenbalk voor taken die geen vaste datum hebben èn de takenlijst op een dag met wel een datum.

Hoe je in jouw Outlook deze 2 takenlijsten klaarmaakt zie je in onderstaande instructievideo’s.

Video 1: Takenlijsten weergeven


Video 2: Takenlijst vandaag weergeven

Takenlijsten filteren

Nu we de takenlijsten hebben klaargezet is het tijd om onderscheid te gaan maken. Sommige taken hebben een vast moment. Denk hierbij aan terugkerende taken als absenten invullen in het schoolsysteem, een maandbulletin maken of het schoonmaken van je lokaal. Naast deze taken zijn er veel taken die geen vast moment hebben. Dat wil zeggen dat je keuze hebt wanneer je ze doet.

De vaste taken komen in de takenbalk ‘Vandaag’, de taken zonder vast moment in de takenbalk. Om ervoor te zorgen dat de taak in de juiste takenlijst staat moeten we hiervoor een filter aanbrengen. In de instructievideo hieronder zie je hoe je dit doet.

Functies categoriseren (1)

‘Onderwijs, iedere dag anders’. Deze spreuk werd lange tijd gebruikt in een campagne om leerkrachten en docenten te werven. En natuurlijk klopt hij als een bus. We hebben heel veel verschillende functies op een dag. We zijn instructeur, pedagoog, vertrouwenspersoon, collega, sectielid, lid van de MR en ga zo maar door. Voor elk van deze functies krijgen we mail binnen. In deze workshop leer je het belang van (elektronische) post sorteren op functie of activiteit. We maken hiervoor een categorie overzicht. In de afbeelding hieronder zie 2 manieren om je functies te categoriseren. Kijk welke jou het beste ligt en breid desnoods de categorieën uit met de functies die bij jouw baan passen. Noteer je categorie-overzicht op een blaadje, we zullen hem bij de volgende stap gebruiken.

Image

Functies categoriseren (2)

Nu je je schoolfuncties of activiteiten hebt ingedeeld in een lijst met categorieën gaan we deze in Outlook zetten. In de instructievideo hieronder zie je hoe je dit doet.


Één map voor al je mail

Sommige docenten houden een mappensysteem bij in hun mail waar de Koninklijke Bibliotheek jaloers op zou zijn. Vele mappen, vaak in andere mappen, om zogenoemd belangrijke mails te bewaren. Een nobel streven maar in ons systeem is dat niet nodig. Omdat we mails omzetten in taken hoeven we de mails zelf niet meer te bewaren. Zoals we (gelukkig) alle post thuis ook niet meer bewaren als de klus is geklaard. In ons systeem maken we slechts 1 map met de mooie titel ‘VERWERKT!’. Hierin komen alle mails die verwerkt zijn. Mochten we onverhoopt ooit nog een keer een mail zoeken dan is de zoekfunctie van outlook zo goed dat 1 of 2 trefwoorden volstaan om hem terug te vinden.

In de instructievideo hieronder zie je hoe je eenvoudig een e-mailmap maakt.


In 4 minuten je mailbox verwerkt

Alles is voorbereid, we zijn klaar om aan de slag te gaan! In onderstaande video zie je hoe we in zeer korte tijd een mailbox gevuld met 10 berichten omzetten in een efficiënte takenlijst.

Taken categoriseren

De mails zijn nu omgezet naar taken. De volgende stap is de taken toevoegen aan een categorie. De reden hiervoor is dat we taken willen gaan clusteren. Bijvoorbeeld op functie: 1 uur in de week voor alle mentorzaken. Of op taak: alle printopdrachten in 1x keer ophalen zodat je niet 12x op een dag loopt.

  • Voor we gaan categoriseren zetten we de weergave van de takenbalk op categorie. Hierna gaan we in vlot tempo elke taak voorzien van een label.
  • Pak je overzicht van functies met rangnummers erbij, deze heb je nodig voor het categoriseren.

In onderstaande instructievideo staat alles uitgelegd.

Site Footer