Twintig jaar geleden was e-mail nog een zeldzaamheid in het onderwijs. Vandaag de dag lijkt het een onvermijdelijk onderdeel van ons werk. Wat ooit bedoeld was als handig communicatiemiddel, is voor velen een bron van stress en afleiding geworden. Thijs Launspach (Fokking Druk) vat het perfect samen: “E-mail trekt je aandacht als een ongeduldige peuter, voortdurend roepend om prioriteit”. Gelukkig zijn er manieren om grip te krijgen op e-mail, zonder dat het je werkdag blijft overheersen. Hier zijn zeven praktische stappen om je inbox te beheren, tijd te besparen en weer controle te krijgen over je dag.
Stap 1: Creëer een overzichtelijke inbox
De inbox in Gmail is vaak chaotisch en vol, wat overzicht moeilijk maakt. Vergelijk het met een deurmat vol post na een vakantie van twee weken. Begin daarom met het aanpassen van je inbox-instellingen zodat deze rustiger wordt. In deze stap ga je filters en labels instellen om je inbox overzichtelijker te maken. Dit geeft je de rust om efficiënt te kunnen selecteren en beslissingen te nemen.
Stap 2: Functies categoriseren
Docenten vervullen dagelijks veel verschillende functies. We zijn niet alleen docent maar ook mentor, sectielid etc… Voor elk van deze rollen krijgen we e-mails binnen. Het is belangrijk om de inkomende post te sorteren op basis van de rol of activiteit. Maak daarom een lijst van alle rollen die je vervult en categoriseer je verantwoordelijkheden. Zie hieronder de ‘petten’ die ik dit jaar heb.
Stap 3: Takenlijsten maken
Nu je je verschillende rollen hebt gecategoriseerd, zet je deze om in specifieke takenlijsten. David Allen (Getting Things Done) benadrukt dat het belangrijk is om taken los te koppelen van je inbox. Gebruik een apart systeem, zoals een to-do-app, om deze actiepunten per rol op te slaan. Dit geeft je overzicht en zorgt ervoor dat je gefocust blijft op wat echt belangrijk is.
Stap 4: Gebruik sneltoetsen
Typen en scrollen in je inbox kost veel tijd. Door sneltoetsen te gebruiken kun je veel efficiënter navigeren en e-mails verwerken. Schakel sneltoetsen in via de instellingen van Gmail en leer de belangrijkste combinaties uit je hoofd. Het kan even wennen zijn, maar je zult merken dat het je helpt om veel sneller door je e-mails te gaan.
Stap 5: Verwerk je inbox in vijf minuten
Beperk de tijd die je aan e-mails besteedt door snel te beslissen: lees, categoriseer, archiveer of zet om in een taak. Gebruik de sneltoetsen om je hierbij te helpen. Het doel is om zo min mogelijk tijd kwijt te zijn in je mailbox en zoveel mogelijk aan taken.
Stap 6: Plan je taken in
Nadat je e-mails hebt omgezet in taken, is het belangrijk om deze in te plannen. Stephen Covey (The 7 Habits of Highly Effective People) adviseert om te werken met het principe van “belangrijke zaken eerst”. Gebruik je agenda om tijd te reserveren voor de belangrijkste taken, zodat je niet geleid wordt door de urgentie van nieuwe e-mails.
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Stap 7: Houd een vast ritme aan
Om je mailbox beheersbaar te houden, is consistentie de sleutel. Plan vaste momenten op de dag om je e-mail te verwerken en houd je daar ook aan. Ik doe dit 2 keer per dag: voor mij 1e les en direct na mijn laatste les. Op die manier duurt het maximaal een paar uur voordat je berichten ziet. Voor ‘bloed’ of ‘brand’ kunnen mensen je altijd persoonlijk op zoeken. Door je aan een vast schema te houden, voorkom je dat je de hele dag door je inbox blijft controleren en blijf je in controle over je agenda.
Tips & tools
- Ik gebruik de chrome-extensie Pause Gmail om inkomende mails te verbergen voor een bepaalde periode.
- Er is maar weinig commerciële mail dat mijn werk helpt. Ik schrijf me vaak direct uit bij een ongewenst bericht. Dit kan nu nog eenvoudiger door de optie ‘uitschrijven‘ aan de bovenkant van de mail.
