“En als je me één boek moet aanraden welke is dat dan?” Tja dat is een lastige vraag maar de volgende titel staat zeker in mijn top 3. Voordat ik in het onderwijs werkte kreeg eens van een manager dit boek. Ik heb het een half jaar laten liggen uit protest. Toen ik het uiteindelijk toch las was ik gelijk ‘om’. Sindsdien is het zo’n beetje de basis voor mijn manier van werken (en soms zelfs privé). In dit artikel leg ik je uit waarom ‘Getting things done’ van David Allen voor types zoals ik goed werkt.
De schrijver
David Allen is één van de bekendste productiviteit goeroes in Amerika. Dit is op zich al verwonderlijk aangezien zijn eigen carrière niet bepaald vlekkeloos verliep. Zo was hij drugsverslaafd en beweert hij voor zijn 35e al meer dan dertig banen te hebben versleten. Tijdens zijn werk bij Lockheed ontwikkelde hij zijn theorie over productiviteit. Hij richtte een consultancybedrijf op en werd steeds succesvoller in het coachen van leidinggevenden. Hij schreef drie boeken over dit onderwerp waaronder dit boek.
Het boek
Getting things done heeft als Nederlandse ondertitel ‘De kunst van stressvrije productiviteit’. Het beschrijft het systeem dat Allen in zijn werk als consultant ontwikkelde. Het centrale doel is grip krijgen op alle prikkels van jezelf en anderen. Dit uit zich in een praktische werkwijze die ik (gedeeltelijk) toepas. Daarnaast gaat het boek over abstracte (levens)vragen als “Hoe wil ik mijn dag/week/jaar/leven het liefste indelen?” De lezer die ervoor open staat zal geïnspireerd worden door quotes als:
- “You can do anything, but not everything.”
- “Much of the stress that people feel doesn’t come from having too much to do. It comes from not finishing what they’ve started.”
- “I am rather like a mosquito in a nudist camp; I know what I want to do, but I don’t know where to begin.”
Hoe ik Getting things done gebruik
Zoals gezegd bepaalt dit boek voor een groot deel mijn werk(wijze). De routines uit het boek zijn de manier hoe ik mijn dag start, lessen organiseer, met collega’s samenwerk en nog veel meer. Zelfs in mijn privéleven pas ik onderdelen van dit boek toe. Dit is logisch te verklaren voor iemand zoals ik die graag dingen plant, in systemen denkt en voorspelbaarheid fijn vindt. Toch kan me zeker collega’s (èn een echtgenote) voorstellen die gruwelen van zoveel ratio en structuur . Voor iedereen die toch nieuwsgierig is heb ik hieronder in 4 stappen uitgelegd hoe het boek van David Allen mij zeeën van Werkrust geeft in mijn onderwijsbaan.
Stap 1: Verzamel
“The beginning is half of every action.”
Het begint allemaal met het creëren van één verzamelplek. David Allen noemt dit een ‘emmer’.
Mailtjes, vragen in de wandelgang, briefjes in je postvakje, opmerkingen in een vergadering, lesideeën in de auto, een krantenartikel als mogelijke bron voor een toets, een foto tijdens een excursie, enzovoort enzovoort. Alles waarvan je denkt dat je er wellicht iets mee ‘moet’. Sommige directeuren die door Allen werden gecoacht waren tot 2 dagen (!!!) bezig om al deze losse eindjes te verzamelen.
“Hoe en waar verzamel je dit dan?”
De belangrijkste voorwaarde is dat het makkelijk moet zijn. Immers: anders ga je het niet volhouden en loopt je systeem (daarover later meer) direct vast.
Ik kies voor mijn als mijn verzamelplek mijn mailbox (G-mail maar het kan ook prima in Outlook). De reden hiervoor is dat ik er (bijna) altijd bij kan. Via mijn laptop of mobiele telefoon kan ik overal dingen sturen naar mijn mailbox.
Denk hierbij aan:
- mails van leerlingen, collega’s, ouders of externen
- Foto’s die ik mezelf stuur
- Ideeën die opborrelen tijdens een wandeling of in de auto
Bedenk goed het volgende: als je dit systeem gebruikt moet je voortaan alle ‘dingen’ in je verzamelplek zetten. En ook alleen daar.
Geen geeltjes meer op je scherm, geen losse blaadjes op je bureau, geen to-do lijstjes je meer her en der (zeker niet op papier).
Stap 2: Verwerk
“Your mind is for having ideas, not holding them.”
Goed, je hebt nu een ‘emmer’ waarin ieder dag nieuwe dingen worden opgeslagen. En nu? De emmer is geen orde, hooguit opslag. Het is idee is dat je niet alles hoeft te onthouden maar een betrouwbaar ‘extern geheugen’ hebt. Maar dan ben je er nog niet. Net zo belangrijk is om iedere dag te kijken wat er allemaal met je ‘emmer’ moet.
Bij ieder item in je mailbox vraag je je af
“Moet ik er nu wat mee?”
Is het antwoord nee dan gooi je het weg.
Ik doe dit met minstens de helft van mijn mails. Ik kies voor ‘archiveren’ wat eigenlijk een prullenbak is dit nooit definitief geleegd wordt. Ik zie deze berichten nooit meer maar mocht ik het ooit nog nodig hebben dan vind ik ze eenvoudig door het zoeken met een paar trefwoorden.
Is het antwoord ja dan wordt het een item een taak.
In Gmail kun je eenvoudig takenlijsten maken. Ik maak altijd een takenlijst per rol die ik heb. Denk hierbij aan ‘Docent’, ‘Decaan’, ‘ICT-coach’, ‘Mentor’ etc… Met een rechtermuisklik (of sneltoets shift ‘T’(ask)’) kun je een mail direct aan een takenlijst toevoegen.
Ik zorg er altijd voor dat een taak start met een werkwoord zodat ik direct weet wat ik ermee moet doen.
Voorbeeld: “inlichten mentorklas over toetsweekrooster” of “antwoorden personeelsvereniging over kerstpakket”
Wat is de volgende actie?
- Doe het direct. (Als de taak minder dan 2 minuten kost)
Dat kan een kort mailtje zijn (“bevestigen dat ik naar de vergadering kom”), “klaarzetten spullen voor de les” of het “printen van cijferlijsten”
- Delegeer
Ik vraag mezelf altijd af “Ben ik de juiste persoon om deze taak te doen?” Zo nee dan vraag ik iemand iemand die het beter zou kunnen. Zeker bij taken die veel tijd kosten. Je kunt nu eenmaal niet overal goed in zijn.
- Plan
Dit komt bij mij het vaakst voor. Ik plaats de taak op een van mijn takenlijsten omdat ik niet direct tijd of aandacht voor heb/maak.
Zo cluster ik klussen voor mijn rol als decaan (aanvragen open dagen, vragen mentoren, mails van universiteiten etc…). Op een paar vaste momenten in de week doe ik al die zaken achter elkaar zodat ik dan al het materiaal bij elkaar heb en niet iedere keer hoef te schakelen. Ik pak dan de betreffende takenlijst erbij en verwerk zo veel mogelijk klussen.
Sommige taken hebben een deadline. Deze kan ik in Google Taken eenvoudig een datum geven.
Denk aan het invoeren van cijfers voor het rapport of het contact opnemen met ouder voor een mentorgesprek.
Er zijn taken die periodiek terugkomen.
Een voorbeeld is de dagelijks absentiecontrole in SOM. Deze taak kan ik voorzien van terugkeerpatroon in Google Taken.
Soms is een taak eigenlijk een project. Denk aan het organiseren van een reisweek of opzetten van een nieuw PTA. In zo’n geval splits ik de hoofdtaak op in meerdere subtaken, ook allemaal startend met een werkwoord. Dit zou er dan zo uitzien:
OPZETTEN NIEUWE PTA (hoofdtaak)
- vragen naar input sectiegenoten (subtaak)
- verzamelen input secties andere scholen (subtaak)
- opvragen jaarplanning administratie (subtaak)
- Uitzoeken lesmethodes (subtaak)
Het verwerken van mijn mailbox kost me ongeveer 10 minuten. Ik doe het 2x per dag; aan het begin van mijn dag en na mijn laatste les. Na de verwerking is mijn mailbox leeg en mijn takenlijsten vol(ler).
Zeker als je start moet je hier echt meer tijd voor uittrekken. Het opbouwen van een routine kost nu eenmaal tijd en energie. Zorg er wel voor dat je geen afleiding hebt! Je zult echter merken dat je er steeds beter in wordt.
Stap 3: Organiseer
“Things rarely get stuck because of lack of time. They get stuck because the doing of them has not been defined.”
Zoals ik eerder schreef cluster ik mijn werk per taak. Je kunt het ook doen op energieniveau. Bijvoorbeeld het doewerk (lessen voorbereiden) en het denkwerk (toetsen nakijken) in de ochtend omdat je dan eenmaal scherper bent. Het hebben van je takenlijsten zorgt er voor dat je nu keuzes kunt maken waar, wanneer en hoe je je werk doet.
Stap 4: Reflecteer
David Allen legt heel veel de nadruk op de reflectiefase. Zo adviseert hij om wekelijks (of zelfs dagelijks) een moment in te plannen om te zien of je systeem nog een beetje werkt.
Is je mailbox nog steeds leeg? Zijn op je takenlijsten de belangrijkste zaken gedaan? Liggen projecten nog op schema? Klopt de tijd nog die je voor een takenlijst hebt gepland?
Ik moet zeggen dat ik hierin het minst zijn werkwijze volg. Niet omdat ik het niet nuttig vind. Het is meer dat ik kies om deze tijd te gebruiken om toch nog even wat te ‘doen’ in plaats van terug te kijken.
Conclusie
Ik kan moeilijk overschatten hoezeer het boek ‘Getting things done’ mijn werkwijze heeft veranderd. Voorheen deed ik eigenlijk maar wat. Soms bepaalde de volgorde van mijn mailbox mijn werkdag of de assertiviteit van collega’s. Het heeft mij (het gevoel van) controle gegeven. Natuurlijk heb ik net als iedereen in het onderwijs wel eens druk. Wat mij helpt is het idee dat ik deze drukte zelf heb gepland en dat ik keuzemogelijkheden heb om dit anders te doen. Iedereen die het gevoel heeft ‘geleefd’ te worden door het werk kan ik dit boek zeker aanraden.
Interesse om dit zelf in te stellen? Kijk dan in dit artikel.
