NIeuwsberichten over werkdruk in het onderwijs gaan vaak over vergaderen. Dat vind ik vreemd. Onderwijs is teamwerk en daarom moet er soms wat worden afgesproken met elkaar. Het probleem zit hem meer in hoe we vergaderen. Daar valt denk ik nog veel te winnen. Een reisje door wat managementboeken leerde me 10 verbeterpunten.
- Is de vergadering belangrijk? Zo niet, ga dan niet vergaderen! Besef dat voor een vergadering van twee uur met 8 genodigden totaal 16 uur tijd van de bedrijfstijd wordt gebruikt. Bedenk vooraf of die investering het doel van de vergadering waard is.
- Vraag de voorzitter om een agenda. Op deze agenda staan de locatie en tijd van de vergadering, de genodigden en de agendapunten. In een ideale wereld wordt deze agenda een week van tevoren verstuurd zodat iedereen zich goed kan voorbereiden.
- Het is nog duidelijker als bij ieder agendapunt vermeld staat wat jouw rol is. Word je alleen geïnformeerd, moet je meedenken of zelfs meebeslissen? Dit speelt een belangrijke rol bij je voorbereiding.
- Bepaal een begintijd. Zorg dat de vergadering dan ook echt begint zodat de mensen die op tijd zijn worden beloond. Ga met structurele laatkomers (of zelfs ‘niet-komers’) in gesprek waarom ze hiermee aangeven jouw vergadering niet zo belangrijk te vinden.
- Geef als voorzitter het goede voorbeeld door je zaakjes op orde te hebben. Denk hierbij aan de agenda, beamer, stukken etc…
- Bepaal een eindtijd. Zo weet iedereen waar hij/zij aan toe is.
- Maak geen uitgebreide notulen maar actiepunten. Een actiepunt is een concrete omschrijving wat er bij een bepaald agendapunt moet gebeuren, wie het gaat doen en wanneer het gebeurd moet zijn.
- Een goed lopende vergadering is in het belang van alle aanwezigen. Zorg dat iedereen op de hoogte is van de gezamenlijke verantwoordelijkheid.
- Werk (beknopte) notulen met actiepunten direct uit en deel ze. Op die manier zit alles nog ‘vers’ in je hoofd en worden afspraken snel in werking gezet.
- Vermijd alles wat afleiding geeft. Laptops dicht, telefoons uit en houd de deur gesloten. Jullie zijn bij elkaar om belangrijke zaken door te nemen dus geef het ook de aandacht die het verdient.
