Er zijn van die studiedagen of trainingen waarbij je collega’s met een zucht op hun stoel ziet neerploffen. “Weer een dag minder om écht werk te doen.” De weerstand tegen het verbeteren van werkprocessen is herkenbaar. Of het nu gaat om het effectiever verwerken van mail, absentieregistratie, of zelfs het gebruik van handige AI-tools, veel collega’s vragen zich af: is het écht de moeite waard om hier tijd in te steken?
Het antwoord is simpel: ja – als je het goed aanpakt. Maar de crux zit ‘m in het inzichtelijk maken van waarom het loont. Daar komt het plaatje van Randall Munroe (van de bekende webcomic xkcd) om de hoek kijken.
Een rekensom: tijd investeren om tijd te besparen
Munroe laat met een overzichtelijke grafiek zien hoeveel tijd je over vijf jaar bespaart als je een taak efficiënter maakt. Stel je bijvoorbeeld voor dat je een routineklus (zoals je mailbox bijhouden) dagelijks doet, en je kunt er 1 minuut per dag sneller in worden. Over vijf jaar levert dat je een volledige werkweek aan tijd op!
Wil je zelf aan de slag met het effectiever verwerken van je mailbox? Lees dan mijn blogpost .
Of je nu een paar seconden wint of enkele minuten, de grafiek maakt het duidelijk: kleine aanpassingen kunnen op lange termijn gigantisch verschil maken. Het is een eye-opener, vooral voor collega’s die het gevoel hebben dat ze “geen tijd” hebben om hun processen te verbeteren.
Waarom die weerstand?
Toch blijven studiedagen of nieuwe routines vaak een gevoelig onderwerp. Dat komt meestal door twee dingen:
- Autonomie: Veel collega’s voelen het als een inbreuk op hun werkvrijheid. Ze werken nu eenmaal op hun eigen manier en hebben geen zin om daarin te worden gestuurd.
- Slechte ervaringen: Vage studiedagen of trainingen zonder concrete opbrengst laten een bittere nasmaak achter. Als tijdsinvesteringen eerder niets opleverden, verwacht je er de volgende keer ook weinig van.
Het gevolg? De deur blijft gesloten voor waardevolle veranderingen, zoals efficiënter werken met takenlijsten, slimmere AI-tools of een routine die écht tijd bespaart. Maar hoe verander je die mindset?
De winst zit in het inzicht
Het mooie van het xkcd-plaatje is dat het geen theoretisch verhaal vertelt, maar een helder overzicht biedt. Je kunt direct zien hoeveel tijd je wint door een taak effectiever te maken, afhankelijk van hoe vaak je die taak uitvoert. Het visuele aspect helpt om weerstand weg te nemen en maakt duidelijk:
- Een paar seconden per dag lijken onbenullig, maar tellen in vijf jaar op tot uren.
- Een minuut sneller kan je letterlijk een week opleveren.
- Taken die je dagelijks doet, verdienen prioriteit om te verbeteren.
Dit inzicht maakt het gemakkelijker om collega’s enthousiast te krijgen. Het is geen abstract “jargon” meer, maar een concrete rekensom.
Wat werkt voor jou?
Natuurlijk gaat het er niet om dat een ander bepaalt wat voor jou effectief werkt. Alles moet bij je passen. Wat wél handig is, is om met een onderzoekende houding naar je werkdag en routines te kijken. Zeker bij dingen die je vaak doet, kun je jezelf afvragen: is dit de beste, snelste of meest efficiënte manier? Door jezelf deze vraag regelmatig te stellen, open je de deur naar kleine verbeteringen die grote tijdwinst kunnen opleveren.
Waarom kiezen we vaak niet de beste oplossing?
De psycholoog en Nobelprijswinnaar Daniel Kahneman, bekend van zijn boek Thinking, Fast and Slow, beschrijft dat we vaak keuzes maken op basis van intuïtie en gemak in plaats van rationeel te denken. Hij introduceert het idee van systeem 1 (snel, automatisch denken) en systeem 2 (langzaam, analytisch denken). Bij routinetaken gebruiken we bijna altijd systeem 1 omdat het snel en moeiteloos is – zelfs als het uiteindelijk niet de slimste keuze is.
„Mensen denken dat ze rationele beslissingen nemen, maar in de praktijk laten ze zich vaak leiden door gemak en gewoontes.” – Daniel Kahneman
Een bekend voorbeeld dat Kahneman geeft, is het “verankeren” aan bestaande gewoontes. Denk bijvoorbeeld aan hoe je dagelijks meerdere keren je mailbox checkt. Het voelt makkelijk en vertrouwd, maar is het effectief? Een betere aanpak – zoals je mail op vaste momenten openen – kost aanvankelijk wat moeite omdat het systeem 2 aanspreekt, maar levert uiteindelijk veel tijd op.
Praktische tips om je routines effectiever te maken
- Begin klein: Pak eerst een taak die je elke dag doet. Kijk of je er 30 seconden tot 1 minuut op kunt besparen. Bijvoorbeeld: werk je mailbox in blokken van 10 minuten af in plaats van tussendoor.
- Maak het zichtbaar: Gebruik het xkcd-overzicht om inzichtelijk te maken hoeveel tijd je wint. Hang het desnoods op in de teamkamer.
- Test AI-tools: Geef nieuwe tools zoals AI-assistenten een eerlijke kans. Vaak kunnen ze kleine taken (zoals plannen, samenvatten of corrigeren) razendsnel uitvoeren. Lees bijvoorbeeld het interview met Robbert van Empel over AI.
- Koppel het aan autonomie: Laat collega’s zélf bepalen welke routine ze willen verbeteren. Het gevoel van controle werkt motiverend.
- Reflecteer op de winst: Bespreek als team na een maand hoeveel tijd je hebt bespaard. Het resultaat motiveert om verder te verbeteren.
Wil je daarnaast efficiënter werken met je agenda? Bekijk dan mijn tips voor het plannen van oudergesprekken in Google Agenda.
Heb je moeite om overzicht te houden in je tabbladen? Lees dan over Tabox en hoe je orde in je Chrome-tabbladen brengt.
Effectiever surfen in je browser met je meest gebruikte sites op de beste plaats? Lees dit bericht over werken met bookmarks.
Het verbeteren van routines vraagt om een kleine tijdsinvestering, maar de winst is enorm. Door het visuele overzicht van xkcd in te zetten, maak je inzichtelijk dat zelfs 1 minuut per dag verschil maakt. Tijd verliezen om tijd te winnen – het is misschien even wennen, maar het is de slimste investering die je kunt doen.
Ontdek meer van Werkrust | Ontspannen werken in het onderwijs
Abonneer je om de nieuwste berichten naar je e-mail te laten verzenden.
