mailroutine
ICT

Deze mailroutine bespaart je een uur per dag

Twintig jaar geleden was e-mail nog een zeldzaamheid in het onderwijs. Vandaag de dag lijkt het een onvermijdelijk onderdeel van ons werk. Wat ooit bedoeld was als handig communicatiemiddel, is voor velen een bron van stress en afleiding geworden. Thijs Launspach (Fokking Druk) vat het perfect samen: “E-mail trekt je aandacht als een ongeduldige peuter, voortdurend roepend om prioriteit”. Gelukkig zijn er manieren om grip te krijgen op e-mail, zonder dat het je werkdag blijft overheersen. Hier zijn zeven praktische stappen om je inbox te beheren, tijd te besparen en weer controle te krijgen over je dag.

Stap 1: Creëer een overzichtelijke inbox

De inbox in Gmail is vaak chaotisch en vol, wat overzicht moeilijk maakt. Vergelijk het met een deurmat vol post na een vakantie van twee weken. Begin daarom met het aanpassen van je inbox-instellingen zodat deze rustiger wordt. In deze stap ga je filters en labels instellen om je inbox overzichtelijker te maken. Dit geeft je de rust om efficiënt te kunnen selecteren en beslissingen te nemen.

Een geordende omgeving helpt ons om de geest te ordenen
David Allen
Getting Things Done

Stap 2: Functies categoriseren

Docenten vervullen dagelijks veel verschillende functies. We zijn niet alleen docent maar ook mentor, sectielid etc… Voor elk van deze rollen krijgen we e-mails binnen. Het is belangrijk om de inkomende post te sorteren op basis van de rol of activiteit. Maak daarom een lijst van alle rollen die je vervult en categoriseer je verantwoordelijkheden. Zie hieronder de ‘petten’ die ik dit jaar heb.

petten
Door je rollen duidelijk te onderscheiden, krijg je meer grip op je prioriteiten
Stephen Covey
De 7 eigenschappen van effectief leiderschap

Stap 3: Takenlijsten maken

Nu je je verschillende rollen hebt gecategoriseerd, zet je deze om in specifieke takenlijsten. David Allen (Getting Things Done) benadrukt dat het belangrijk is om taken los te koppelen van je inbox. Gebruik een apart systeem, zoals een to-do-app, om deze actiepunten per rol op te slaan. Dit geeft je overzicht en zorgt ervoor dat je gefocust blijft op wat echt belangrijk is.

Je geest is er om ideeën te hebben, niet om ze te bewaren
David Allen
Getting things done

Stap 4: Gebruik sneltoetsen

Typen en scrollen in je inbox kost veel tijd. Door sneltoetsen te gebruiken kun je veel efficiënter navigeren en e-mails verwerken. Schakel sneltoetsen in via de instellingen van Gmail en leer de belangrijkste combinaties uit je hoofd. Het kan even wennen zijn, maar je zult merken dat het je helpt om veel sneller door je e-mails te gaan.

Efficiëntie is de sleutel tot het maximaliseren van je focus
Timothy Ferriss
Een Werkweek van 4 Uur

Stap 5: Verwerk je inbox in vijf minuten

Beperk de tijd die je aan e-mails besteedt door snel te beslissen: lees, categoriseer, archiveer of zet om in een taak. Gebruik de sneltoetsen om je hierbij te helpen. Het doel is om zo min mogelijk tijd kwijt te zijn in je mailbox en zoveel mogelijk aan taken.

Snelle beslissingen zorgen voor mentale rust en verminderen stress.
Mark Tigchelaar
Focus AAN/UIT

Stap 6: Plan je taken in

Nadat je e-mails hebt omgezet in taken, is het belangrijk om deze in te plannen. Stephen Covey (The 7 Habits of Highly Effective People) adviseert om te werken met het principe van “belangrijke zaken eerst”. Gebruik je agenda om tijd te reserveren voor de belangrijkste taken, zodat je niet geleid wordt door de urgentie van nieuwe e-mails.

De sleutel tot effectiviteit is om eerst te doen wat echt belangrijk is
Stephen Covey
De 7 eigenschappen van effectief leiderschap

Stap 7: Houd een vast ritme aan

Om je mailbox beheersbaar te houden, is consistentie de sleutel. Plan vaste momenten op de dag om je e-mail te verwerken en houd je daar ook aan. Ik doe dit 2 keer per dag: voor mij 1e les en direct na mijn laatste les. Op die manier duurt het maximaal een paar uur voordat je berichten ziet. Voor ‘bloed’ of ‘brand’ kunnen mensen je altijd persoonlijk op zoeken. Door je aan een vast schema te houden, voorkom je dat je de hele dag door je inbox blijft controleren en blijf je in controle over je agenda.

Consistentie zorgt voor resultaten op lange termijn
Dai Carter
Nu of Nooit

Tips & tools

  • Ik gebruik de chrome-extensie Pause Gmail om inkomende mails te verbergen voor een bepaalde periode. 
  • Er is maar weinig commerciële mail dat mijn werk helpt. Ik schrijf me vaak direct uit bij een ongewenst bericht. Dit kan nu nog eenvoudiger door de optie ‘uitschrijven‘ aan de bovenkant van de mail.

Ontdek meer van Werkrust | Ontspannen werken in het onderwijs

Abonneer je om de nieuwste berichten naar je e-mail te laten verzenden.

Geef een reactie

Je e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Ontdek meer van Werkrust | Ontspannen werken in het onderwijs

Abonneer je nu om meer te lezen en toegang te krijgen tot het volledige archief.

Lees verder