Wat goed dat je klaar bent voor meer Werkrust. Je gaat er geen spijt van krijgen. In deze workshop leer je hoe je met behulp van Gmail grip krijgt op je mailbox. Hoe je het kaf van het koren scheidt. Hoe je effectiever kunt werken. Je krijgt meer af in minder tijd en je hebt altijd je zaakjes op orde. Wat heb je nodig? Een computer met je logingegevens voor Gmail. Daarnaast een pen en papier. En een lekkere kop thee of koffie.
Inbox instellingen
De inbox in Gmail blinkt in onze ogen niet uit in rust, eenvoud en overzicht. Zeker niet als hij ook nog eens vol is. Vergelijk het met je deurmat na een vakantie van 2 weken. Kranten, folders, brieven, alles door elkaar. Hoe creëer kun je selecteren en kiezen als er geen overzicht is?
We gaan daarom eerst wat instellingen veranderen zodat onze Inbox overzichtelijk wordt. In onderstaand filmpje zie je hoe we dat doen m.b.v 5 instellingen.
Functies categoriseren
‘Onderwijs, iedere dag anders’. Deze spreuk werd lange tijd gebruikt in een campagne om leerkrachten en docenten te werven. En natuurlijk klopt hij als een bus. We hebben heel veel verschillende functies op een dag. We zijn instructeur, pedagoog, vertrouwenspersoon, collega, sectielid, lid van de MR en ga zo maar door. Voor elk van deze functies krijgen we mail binnen. In deze workshop leer je het belang van (elektronische) post sorteren op functie of activiteit. We maken hiervoor een categorie overzicht. In de afbeelding hieronder zie 2 manieren om je functies te categoriseren. Kijk welke jou het beste ligt en breid desnoods de categorieën uit met de functies die bij jouw baan passen. Noteer je categorie-overzicht op een blaadje, we zullen hem bij de volgende stap gebruiken.
Takenlijsten maken
Nu je je schoolfuncties/rollen of activiteiten hebt ingedeeld in een lijst met categorieën gaan we deze in takenlijsten zetten. In de instructievideo hieronder zie je hoe je dit doet.
Werken met sneltoetsen
We typen en scrollen wat af in ons leven. En zeker in ons mailprogramma. En soms kan het sneller, eenvoudiger. Als je jezelf aanleert om te werken met sneltoetsen zul je zien dat je veel vlotter je inkomende post kunt verwerken.
In de video bij stap 1: ‘Inbox instellingen’ zag je hoe we in het menu instellingen de optie voor sneltoetsen hebben aangezet. Als je dat nog niet gedaan hebt, maak dit dan even in orde (instructie).
In 5 minuten je mailbox verwerken tot taken
In bovenstaand overzicht zie je de sneltoetsen die voor onze workshop van belang zijn. Het loont de investering waard om ze uit je hoofd te leren. Je gaat er veel plezier aan beleven.
Taken plannen
In de vorige stap hebben we van een stapel mail een overzicht van praktische taken gemaakt. Met dit overzicht kunnen we keuzes maken. Kiezen welke taak prioriteit verdient. In onderstaande video zie je hoe dit eenvoudig uitvoert met behulp van Google Agenda.