Ruim je digitale werkplek/archief op!

Als ik tijdens een training of coachingssessie met collega’s meekijk, valt me altijd op hoeveel winst er te behalen is in effectiever digitaal werken. Niet omdat je het leuk moet vinden, maar juist om zo min mogelijk tijd kwijt te zijn aan ‘computeren’. Dit geldt voor e-mail, agendabeheer, maar ook voor het opslaan of archiveren van documenten, bestanden en foto’s. Als je iedere keer een halve minuut kwijt bent aan het zoeken naar iets (als je het al vindt), telt dat flink op. Tijd die je wellicht liever zou gebruiken om een toets na te kijken, zodat je dit niet ’s avonds thuis hoeft te doen.

Hoe je je opslagsysteem organiseert, is helemaal aan jou. Maar zorg dat je het organiseert. Als je per week zo’n 25 toetsen, documenten, presentaties en foto’s archiveert, kom je al snel uit op ongeveer 1000 bestanden per jaar. Hoe pak je een reorganisatie aan? In dit artikel een paar voorbeelden. Zoek vooral uit wat voor jou werkt.

Mijn tips

1. Denk vanuit rollen
   Werk vanuit de verschillende rollen die je hebt, zoals docent, mentor, decaan of sectielid. Dit zorgt ervoor dat je al je materiaal per rol bij de hand hebt. Voor sommige mensen werkt het beter om mappen per project te maken, bijvoorbeeld: ‘Toetsweek 2025’ of ‘Open Dag’.

1. Denk over je namen
   Standaard sorteert je Windows Verkenner of Google Drive op alfabet. Als je dit niet handig vindt, kun je een truc toepassen: zet een nummer voor de naam van de map (‘01. Toetsen’, ‘02. Notulen’). Dit zorgt voor een logische volgorde. Voor bestanden helpt het om een duidelijke naamgeving te hanteren, zoals ‘2025_Nederlands_Toets_Grammatica’.
2. Denk over samenwerking
   De meeste mensen in het onderwijs werken samen in secties, teams of projectgroepen. Zo’n groep heeft vaak een gezamenlijke opslagplaats. Het is slim om samen afspraken te maken over hoe je deze opslag organiseert, zodat iedereen het materiaal eenvoudig kan terugvinden. Bij ons gebruiken we bijvoorbeeld een gedeelde Google Drive met mappen voor toetsen, notulen en presentaties.

1. Plan regelmatig onderhoud
   Zorg dat je niet alleen opruimt, maar het ook bijhoudt. Plan bijvoorbeeld elke maand een kwartier om je bestanden en mappen te ordenen en oude documenten te verwijderen.

Tips van de experts

Nu zijn er diverse ‘goeroes’ die je in een minuut of tien uitleggen wat volgens hen het beste systeem is om orde in de chaos aan te brengen. Vaak gaat het om hun eigen systeem. Toch zijn er universele principes die goed werken.

• Engelstalige video (12 minuten, 2022): Een wiskundedocent legt uit hoe hij zijn Google Drive organiseert. Handige tips over benaming en indeling.

• Nederlandstalige video (5 minuten, 2019): Basistips voor het organiseren van Google Drive. Hoewel Google Drive inmiddels iets is veranderd, blijven de basisprincipes toepasbaar.

• Engelstalige video (10 minuten, 2024): Deze video bevat uitgebreidere tips zoals snelkoppelingen, kleuren en vlaggen. Voor de echte opruimfanaten.

• Engelstalige video (15 minuten, 2025): Organisatie-expert Lea deelt haar beste tips voor beginners en gevorderden.

https://www.youtube.com/watch?v=gfPujXtQqwc&ab_channel=LeaDavid

Conclusie

Bedenk dat het beste moment om te beginnen met opruimen was toen je startte met werken. Het op een na beste moment is nu. Neem de tijd om een systeem te ontwikkelen dat bij jou past. Begin klein, bijvoorbeeld met één map, en werk van daaruit verder. Veel succes!