Tag: vergadering

  • Hoe zorg je dat een vergadering een verademing wordt?

    NIeuwsberichten over werkdruk in het onderwijs gaan vaak over vergaderen. Dat vind ik vreemd. Onderwijs is teamwerk en daarom moet er soms wat worden afgesproken met elkaar. Het probleem zit hem meer in hoe we vergaderen. Daar valt denk ik nog veel te winnen. Een reisje door wat managementboeken leerde me 10 verbeterpunten.

    1. Is de vergadering belangrijk? Zo niet, ga dan niet vergaderen! Besef dat voor een vergadering van twee uur met 8 genodigden totaal 16 uur tijd van de bedrijfstijd wordt gebruikt. Bedenk vooraf of die investering het doel van de vergadering waard is.
    2. Vraag de voorzitter om een agenda. Op deze agenda staan de locatie en tijd van de vergadering, de genodigden en de agendapunten. In een ideale wereld wordt deze agenda een week van tevoren verstuurd zodat iedereen zich goed kan voorbereiden.
    3. Het is nog duidelijker als bij ieder agendapunt vermeld staat wat jouw rol is. Word je alleen geïnformeerd, moet je meedenken of zelfs meebeslissen? Dit speelt een belangrijke rol bij je voorbereiding.
    4. Bepaal een begintijd. Zorg dat de vergadering dan ook echt begint zodat de mensen die op tijd zijn worden beloond. Ga met structurele laatkomers (of zelfs ‘niet-komers’) in gesprek waarom ze hiermee aangeven jouw vergadering niet zo belangrijk te vinden.
    5. Geef als voorzitter het goede voorbeeld door je zaakjes op orde te hebben. Denk hierbij aan de agenda, beamer, stukken etc…
    6. Bepaal een eindtijd. Zo weet iedereen waar hij/zij aan toe is.
    7. Maak geen uitgebreide notulen maar actiepunten. Een actiepunt is een concrete omschrijving wat er bij een bepaald agendapunt moet gebeuren, wie het gaat doen en wanneer het gebeurd moet zijn.
    8. Een goed lopende vergadering is in het belang van alle aanwezigen. Zorg dat iedereen op de hoogte is van de gezamenlijke verantwoordelijkheid.
    9.  Werk (beknopte) notulen met actiepunten direct uit en deel ze. Op die manier zit alles nog ‘vers’ in je hoofd en worden afspraken snel in werking gezet.
    10. Vermijd alles wat afleiding geeft. Laptops dicht, telefoons uit en houd de deur gesloten. Jullie zijn bij elkaar om belangrijke zaken door te nemen dus geef het ook de aandacht die het verdient.
  • ‘De traditionele leerlingbespreking draait vooral om de docent’ – Anno Droste

    Als je gaat ondernemen dan zijn de schoolvakanties voorbij.”’ Typerender kan het gesprek met Anno Droste (32) niet beginnen. Hij heeft de overstap gemaakt van het onderwijs naar ondernemen. Van docent maatschappijleer naar leerlingbespreking.nl. Zijn bedrijf is gestart is vanuit ergernis. Heeft hij zijn doelen waargemaakt? Een verkenning met een bevlogen onderwijsondernemer.

    Anno stelt zich voor

    Ik kom uit een echte onderwijsfamilie. Mijn beide ouders werkten allebei in het speciaal onderwijs. Toen ik sociologie ging studeren wou ik van alles behalve het onderwijs is haha.  Ik heb mijn scriptie geschreven bij de VO raad. Dat was ook niet helemaal toevallig. En ondertussen was ik jeugdtrainer bij het voetbal geworden. En ik werd student-assistent. Dus ik was veel met jeugd bezig. Blijkbaar greep het onderwijs toch me wel. Ik bedacht me dat ik als ik ooit iets over het onderwijs wil kunnen zeggen ik wel moet ik wel voor de klas hebben gestaan. Toen ik heb mijn onderwijsbevoegdheid gehaald.

    Vanaf het begin vond ik het onderwijs gaaf. Werken met jongeren is een van de mooiste dingen dat er is. Wat ik het leukste vond is om een les voor te bereiden waarbij je ze aan het denken zet. Dat ze er op de fiets naar huis over nadenken. Juist bij maatschappijleer kan dat. Zeker in deze tijden.

    Frustratie

    Ons bedrijf, Leerlingbespreking.nl, is ontstaan uit frustratie. Ik kwam misschien wat naïef van de lerarenopleiding een jaar of zeven geleden. Ik dacht in zo’n klassenbespreking komen alle wijsheden van de collega vakdocenten bij elkaar. Dat bleek helaas gewoon niet het geval. Ik hoorde al die open deuren die voorbij kwamen. Wat ik eigenlijk het ergste vond was dat het meer om de docent dan om de leerling draaide. Ik zag veel collega’s die hun eigen zegje wilden doen. Die hun frustratie kwijt wilden.

    Ik gebruik in workshops altijd de metafoor van de arts. Een arts wordt niet boos op een patiënt omdat hij ziek is. Hij probeert met z’n kennis de patiënt juist verder te helpen, te genezen. Wat we doen in zo’n vergadering was vooral constateren dat een leerling zich niet gedraagt of niet presteert. We zouden eigenlijk moeten proberen de leerling verder te helpen met de kennis die we hebben.

    Wie heeft je een duwtje in de rug gegeven?

    Wij merken in onze trainingen dat sommige docenten bijna bang geworden zijn om feedback te geven. Terwijl dat misschien wel reden nummer één is waarom je als docent het onderwijs in bent gegaan. Op onze trainingen start ik altijd met de vraag: “welke opmerking van een docent heeft indruk op jou gemaakt? Wie heeft je een duwtje in de rug gegeven?” Dáár moet het natuurlijk over gaan. Daar kun je als docent betekenisvol zijn. Aan de andere kant merk ik juist dat docenten bang worden voor de reactie van ouders of iemand anders. Dat moeten we volgens mij echt omdraaien. Deze gedachte was voor mij de aanleiding om hier iets mee te doen.

    Een excelsheet met 13.000 rijen!

    We zijn op mijn eigen school (Groene Hart Lyceum, Alphen aan de Rijn DvW) begonnen. Eerst in een Excelsheet klooien met stoplichtjes. Op een gegeven moment hadden we zelfs een spreadsheet van 1.300 leerlingen met gemiddeld 10 vakken. Dat werd een document van 13.000 rijen! Per leerling kon de vakdocent het formulier invullen. Er zat een filter in waarmee de mentor zijn mentorleerlingen eruit kon halen. Die zag dan alle feedback staan.

    Tot mijn verbazing waren de docenten er best enthousiast over. Ik heb op een gegeven moment dat Google Drive format gedeeld met een aantal scholen die daar ook wel interesse in hadden. Later dacht ik dat als hier echt zoveel interesse in is, ik daar eigenlijk een tool voor moet ontwikkelen. Dat heb ik gedaan met met een vriend die programmeur is.

    Zo ontstond leerlingbespreking.nl. De tool werkt in 3 stappen. De vakdocent geeft feedback over leerlingen met eenvoudige symbolen en opmerkingen (stap1). De mentor krijgt een overzicht van alle feedback (2). De leerling denkt zelf na, noteert zijn eigen gedachten ben bespreekt deze met de mentor. (interview ‘Van 12 tot 18’)

    Wij zien onze tool als een gespreksstarter. Je kunt speeddates organiseren tussen docenten met onze tool. Daarna in de vakles wijs je je leerlingen nog eens op de feedback en het plan van aanpak dat ze hebben geschreven. En op een ouderavond kan de leerlingen zijn plan van aanpak presenteren.

    Voorbeelden uit leerlingbespreking.nl

    Het was niet perse onze intentie om een bedrijf te starten. We dachten gewoon dat onze tool handig zou zijn. We zijn een pilot gestart op drie scholen in de regio Alphen. Dat verliep heel goed. Toen zijn we het gaan aanbieden op andere scholen.

    De onderwijswereld is moeilijk te veroveren. Het is heel stug. Het heeft geen zin om te pushen hoe goed onze tool wel niet is. Vanaf het begin was onze strategie vooral te investeren in ons product.. Zorgen dat onze bestaande klanten tevreden zijn en blijven. Dan kun je alleen maar groeien. Wat ik veel merk is dat teamleiders elkaar spreken of docenten die naar een andere school gaan en ons daar introduceren. Hoeveel scholen we precies zitten zeggen we niet maar we zitten wel door heel het land.

    De onderwijswereld is moeilijk te veroveren

    Van al onze klanten is er de afgelopen 4 jaar slechts één school gestopt. Het is heel moeilijk om binnen te komen. Maar als het docententeam tevreden is dan blijven ze ook wel. Wat onze kracht is, is dat we het vertellen vanuit de onderwijskant. Ik heb zelf voor de klas gestaan en ik weet waar we over praten. Als ik op een school kom trek ik niet een pak aan om software te verkopen. Ik benader het juist vanuit te onderwijskant. Hoe kan het een bijdrage leveren aan het werk van een docententeam?

    Het gaat niet om de tool maar om de visie op onderwijs

    Sommige scholen die zich bij ons melden denken dat onze tool een wondermiddel is. Dan moeten we ons product vooral downgraden als wij binnenkomen. Het gaat namelijk niet om de tool, maar om de visie op onderwijs. Soms kom ik op een school bij een managementteam dat direct heel enthousiast is. Ze willen dan dat schooljaar al docenten en leerlingen vijf keer feedback laten invullen. Dat raden we af. Doe het twee of maximaal 3 keer per jaar. Maak er die paar keer een groot ding van. Communiceer het met leerlingen en ouders. Koppel er een ouderavond aan. Dan wordt het een groot iets. Onze tool is vooral niet bedacht om een database te creëren. Leerlingen en docenten moeten het in  de dagelijkse praktijk gebruiken als gespreksstarter.

    Het management vond een gesprek met de leerlingenraad niet nodig…

    Een ander mooi voorbeeld is een school die ons benaderde voor een presentatie met als onderwijsmotto ‘de leerling centraal’. Het managementteam was heel enthousiast over onze tool en wilde met ons verder. Wij willen in zo’n geval eerst een vervolgpresentatie geven aan de ouder- en leerlingenraad; zij moeten er namelijk mee werken. Om vervolgens met hen in gesprek te gaan. Dat vond het management echter niet nodig. Zo leerling centraal was ook weer niet de bedoeling…

    Van docent naar ondernemer

    Ik was docent maatschappijleer, maatschappijwetenschappen, sectieleider, leerlaag coördinator, profielwerkstukbegeleider en zat in het Pré HBO college. Ik was dus tijdens mijn docentschap al bezig met het zoeken naar nieuwe uitdagingen.

    Vier jaar geleden ging ons bedrijf commercieel van start. Eerst deed dat ik mijn eigen tijd. Ik gaf toen vijf dagen les. Al vrij snel voelde ik me meer ondernemer dan docent. Ons bedrijf kreeg mijn prioriteit. Ik merkte dat het goed werd om helemaal om te schakelen. Toen een paar scholen onze tool gingen gebruiken ben ik één dag minder les gaan geven. Zo heb ik dat afgebouwd naar drie dagen voor de klas, twee dagen en sinds deze zomer helemaal ben ik fulltime ondernemer.

    Ook ik heb zeker met werkdruk te maken

    Ik kon mijn gedrevenheid meer kwijt in het ondernemen dan in het onderwijs. In het onderwijs loop je op een gegeven moment tegen bepaalde grenzen aan. Na zeven jaar lesgeven beheerste ik dat vak wel. Je kunt wellicht teamleider worden maar verder zijn er weinig doorgroeimogelijkheden. En toen kwam dit op mijn pad. Ik heb nooit bewust ondernemer willen worden. Het was niet mijn droom.

    Ook ik heb zeker te maken gehad met werkdruk in het onderwijs. Als ik zeven uur les moest geven aan grote klassen dan kon ik ‘s avonds weinig meer voor elkaar krijgen. Dan was ik bekaf. Dat is ontzettend zwaar. Het is de taak van een docent om leerlingen proberen te boeien. Kijk, leren is niet altijd leuk. Wat ik jammer vind is dat heel veel docenten niet meer het plezier halen uit het lesgeven. En dat ze daardoor zelfs stoppen.

    Ga niet direct ondernemen maar zoek binnen je cirkel van invloed

    Toch wil ik niet iedere docent met motivatieverlies het ondernemen aanraden. Ik denk dat je geluk moet hebben. Ik zie mensen om mij heen een bedrijfje starten. Dat lukt lang niet altijd. Ik zou eerder binnen je eigen cirkel van invloed te kijken. Wat kun je op je eigen school vinden om gemotiveerd en fris te blijven?

    Tip

    De combinatie school-bedrijf is achteraf gezien wel pittig geweest. Bovenal wil ik een groot compliment geven aan mijn toenmalige schoolleiding. Zij hebben me altijd gesteund en met meegedacht met mijn ambities. Daar ben ik ze heel dankbaar voor. Zelfs in mijn takenpakket. Ik kreeg taken die flexibel waren zodat ik die kon combineren met mijn eigen bedrijf.

    Om mijn werk te organiseren werk ik heel erg vast met een agenda en To-do lijsten. Daarvoor heb ik het boek ‘Grip’ gelezen. De belangrijkste les voor mij was dat mijn agenda heilig is. En dat alles wat in mijn hoofd zit, ik op een takenlijst moet zetten.

    Misschien dat ik het lesgeven wel ga missen. Maar eerst dit wil ik dit een jaartje proberen.ImageImageImageImageImage