Wat zou dat heerlijk zijn, een baan zonder mail. Helaas is dat niet de werkelijkheid. Onderzoek wijst uit dat we jaarlijks meer elektronische post krijgen. Daarvoor ben ik toch niet het onderwijs ingegaan? In dit artikel leer hoe je zo effectief mogelijk je e-mail verwerkt in zo kort mogelijke tijd. Ik heb namelijk nog wel wat anders te doen!
Stap 1 Inbox instellingen
De inbox in Gmail blinkt in mijn ogen niet uit in rust, eenvoud en overzicht. Zeker niet als hij ook nog eens vol is. Vergelijk het met je deurmat na een vakantie van 2 weken. Kranten, folders, brieven, alles door elkaar. Hoe kun je selecteren en kiezen als er geen overzicht is?
We gaan daarom eerst wat instellingen veranderen zodat onze Inbox overzichtelijk wordt. In onderstaand filmpje zie je hoe je dit doet.
Stap 2 Functies categoriseren
‘Onderwijs, iedere dag anders’. Deze spreuk werd lange tijd gebruikt in een campagne om leerkrachten en docenten te werven. En natuurlijk klopt hij als een bus. We hebben heel veel verschillende functies op een dag. We zijn instructeur, pedagoog, vertrouwenspersoon, collega, sectielid, lid van de MR en ga zo maar door. Voor elk van deze functies krijgen we mail binnen. In deze workshop leer je het belang van (elektronische) post sorteren op functie of activiteit. We maken hiervoor een categorie overzicht. In de afbeelding hieronder zie 2 manieren om je functies te categoriseren.
Kijk welke jou het beste ligt en breid desnoods de categorieën uit met de functies die bij jouw baan passen. Noteer je categorie-overzicht op een blaadje, we zullen hem bij de volgende stap gebruiken.
Voor mijn situatie dit schooljaar ziet mijn lijstje er als volgt uit:
Stap 3 Takenlijsten maken
Nu je je schoolfuncties/rollen of activiteiten hebt ingedeeld in een lijst met categorieën gaan we deze in takenlijsten zetten. In de instructievideo hieronder zie je hoe je dit doet.
Stap 4 Sneltoetsen
We typen en scrollen wat af in ons leven. En zeker in ons mailprogramma. En soms kan het sneller, eenvoudiger. Als je jezelf aanleert om te werken met sneltoetsen zul je zien dat je veel vlotter je inkomende post kunt verwerken.
In de video bij stap 1: ‘Inbox instellingen’ zag je hoe we in het menu instellingen de optie voor sneltoetsen hebben aangezet. Als je dat nog niet gedaan hebt, maak dit dan even in orde.
In onderstaand overzicht zie je de sneltoetsen die voor onze workshop van belang zijn. Het loont de investering waard om ze uit je hoofd te leren. Je gaat er veel plezier aan beleven!
Stap 6 In vijf minuten je mail verwerken tot taken
In bovenstaand overzicht zie je de sneltoetsen die voor onze workshop van belang zijn. Het loont de investering waard om ze uit je hoofd te leren. Je gaat er veel plezier aan beleven.
Stap 7 Taken plannen
In de vorige stap hebben we van een stapel mail een overzicht van praktische taken gemaakt. Met dit overzicht kunnen we keuzes maken. Kiezen welke taak prioriteit verdient. In onderstaande video zie je hoe dit eenvoudig uitvoert met behulp van Google Agenda.
Zo, klaar is Kees! Je mailbox is opgeruimd en je kunt aan de slag. Ikzelf kies ervoor om 2x per dag mijn mailbox te verwerken, verder kijk ik er niet naar. Ik heb nog wel wat anders te doen!
